Tytuł projektu: "Wdrożenie wysokiej jakości e-usług administracyjnych w gminie Krotoszyn, Kobylin, Rozdrażew, Koźmin Wielkopolski, Zduny, Sulmierzyce i w Powiecie Krotoszyńskim".

Program: Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2014-2020,

Działanie 2.1 "Rozwój elektronicznych usług publicznych", Poddziałanie 2.1.1 "Rozwój elektronicznych usług publicznych".

Źródło dofinansowania: Europejski Funduszu Rozwoju Regionalnego

Wartość projektu: 2.775.646,07 zł

Kwota dofinansowania: 2.359.299,15 zł (85% wydatków kwalifikowanych projektu)

Wkład własny: 416.346,92 zł

Okres realizacji Projektu: od września 2017 do czerwca 2018 r.

Zakres rzeczowy projektu:

Zakres rzeczowy projektu obejmuje realizację zadań przyczyniających się do rozwoju elektronicznych systemów obsługi obywateli oraz systemów wspomagających funkcjonowanie administracji publicznej. W ramach projektu zostaną:

• uruchomione systemy teleinformatyczne zapewniające interoperacyjność * rejestrów publicznych i istniejących systemów oraz ich integrację. Realizacja projektu przyczyni się do powstania usług on-line.
• zakupione sprzęt informatyczny pozwalający na wdrożenie i prawidłową pracę systemów informatycznych
• przeprowadzone szkolenia mające na celu podniesienie kompetencji pracowników Urzędów w zakresie obsługi wdrażanych systemów.

Cele i rezultaty projektu:

Celem bezpośrednim realizacji projektu jest zwiększenie poziomu wykorzystania technologii informacyjno- komunikacyjnych w procesie udostępniania zasobów i realizacji zadań publicznych na terenie powiatu krotoszyńskiego.

Realizacja celu głównego przyczyni się do osiągnięcia celów szczegółowych, długoterminowych:

1. rozwój społeczeństwa informacyjnego,
2. wzrost dostępu do informacji publicznej, większa otwartość urzędu na kontakt z klientami,
3. wzrost kompetencji cyfrowych pracowników JST oraz mieszkańców powiatu (w tym wszystkich gmin powiatu biorących udział w projekcie) pozyskanych jako odbiorców nowych e-usług,
4. wzrost aktywności społecznej i rozwój społeczeństwa obywatelskiego,
5. wzrost efektywności działania administracji samorządowej - skrócenie czasu procedur związanych z wydaniem zaświadczeń / pism / decyzji; lepsza komunikacja wewnątrz-urzędowa oraz lepsza komunikacja między urzędami biorącymi udział w projekcie,
6. wyeliminowanie powtórzeń funkcjonalności, błędów i pomyłek, związanych z integracją danych w obrębie EOD i systemu zarządzania oświatą,
7. zmniejszenie kosztów związanych z załatwianiem spraw urzędowych, a ponoszonych przez mieszkańców powiatu (w tym poszczególnych gmin - zdalny dostęp, brak konieczności osobistego stawiennictwa w urzędach),
8. korzystny wpływ projektu na środowisko naturalne związany z ograniczeniem podróży mieszkańców celem załatwienia formalności urzędowych, mniejsze zużycie papieru w jednostkach publicznych.

Realizacja projektu ma niewątpliwie pozytywny wpływ na rozwój społeczeństwa informacyjnego. Projekt przyczyni się bowiem do budowy i rozwoju społeczeństwa informacyjnego opartego na szybkim i bezpośrednim dostępie do informacji i wiedzy. W ramach projektu zostaną udostępnione nieodpłatnie systemy teleinformatyczne ogółowi interesariuszy projektu. Inwestycja przyczynia się jednoznacznie do poprawy jakości świadczonych usług przez urzędy administracji publicznej oraz jednostki organizacyjne (systemy w wybranych gminach).

Długofalowym celem realizacji projektu jest promowanie społeczeństwa informacyjnego poprzez stworzenie sprawnego narzędzia elektronicznej komunikacji z wykorzystaniem narzędzi e-PUAP i EOD. Długofalowe skutki oddziaływania projektu wykraczają poza natychmiastowe efekty. Realizacja projektu będzie wpływać pozytywnie na rozwój przedsiębiorczości oraz sprzyjać integracji mieszkańców i poprawie jakości życia na terenie całego powiatu krotoszyńskiego.

Przedmiot realizacji projektu:

Przedmiotem realizacji projektu jest wdrożenie systemów pozwalających na informatyzację świadczonych usług. Konieczność realizacji projektu wynika ze zdefiniowanego w ramach projektu problemu tj. niskiego stopnia dostępności, wykorzystania i jakości technologii informacyjno-komunikacyjnej (TIK) w sferze publicznej powiatu krotoszyńskiego.

Obecnie w placówkach objętych projektem jest:

• brak systemu elektronicznego obiegu dokumentów (poza UM Krotoszyn),
• brak systemu wspomagającego pracę Rady Miejskiej /Gminy /Powiatu,
• e-usługi są udostępnione w podstawowym zakresie (usługi centralnie uruchomione).

Całość procesów administracyjnych w Gminach objętych projektem odbywa się w formie tradycyjnej, komputery używane są w przeważającej części do obsługi procesów wewn.

Obsługa interesantów w Urzędach odbywa się również w tradycyjny sposób - składanie wniosków wymaga stawiennictwa osobistego (lub przez pełnomocnika) w placówkach urzędów i wypełnienia papierowej wersji formularzy wniosków.

Zmiana sposobu świadczenia usług jest zatem kluczowym aspektem projektu – mieszkańcy powiatu uzyskają dostęp do wysokiej jakości e-usług świadczonych z wykorzystaniem Internetu i technologii mobilnych. Podstawowy zakres zmian w procesie świadczenia usług dotyczy zastąpienia formularzy papierowych, przesyłanych w chwili obecnej pocztą tradycyjną lub w trakcie osobistych wizyt w Urzędach, możliwością złożenia formularzy on-line z dowolnego miejsca z wykorzystaniem Internetu.

 Zmiana ta spowoduje m.in.:

• skrócenie czasu niezbędnego do załatwienia danej sprawy (oszczędność czasu pracowników urzędów i mieszkańców),
• zmniejszenie kolejek w urzędach,
• ograniczenie kosztów paliwa po stronie mieszkańców,
• ograniczenie kosztów eksploatacyjnych po stronie urzędów,
• lepszą organizację pracy i usprawnienie rejestru prowadzonych spraw w urzędach.

Powyższe czynniki powodują, że wprowadzone zmiany sposobu świadczenia usług w sposób znaczący usprawniają cały ich proces i przyczyniają się do rozwoju e-administracji w jednostkach objętych projektem.